為進(jìn)一步加強(qiáng)模范機(jī)關(guān)建設(shè)，規(guī)范審批手續(xù)，提高服務(wù)質(zhì)量，今年起，財(cái)務(wù)處針對(duì)不符合報(bào)銷付款要求的單據(jù)進(jìn)一步完善優(yōu)化了退單方式，統(tǒng)一開始使用粉色退單模板進(jìn)行退單解釋。
自粉色退單模板使用以來(lái)，各部門科研財(cái)務(wù)助理整體反響良好。一是退單模板為粉色，不僅有明顯的標(biāo)記作用而且賞心悅目。二是退單原因格式規(guī)范統(tǒng)一簡(jiǎn)潔明了，若有其他疑問(wèn)還可以根據(jù)退單指引直接聯(lián)系處理該單據(jù)的核算會(huì)計(jì)，免去了之前因不清楚是哪位會(huì)計(jì)退的單而問(wèn)來(lái)問(wèn)去的麻煩。
同時(shí)，原先關(guān)于退單原因及如何修改等方面存在的信息不對(duì)稱問(wèn)題有所改善。例如：原先退單時(shí)，核算會(huì)計(jì)已與科研財(cái)務(wù)助理解釋了相關(guān)原因并提出修改意見，而科研財(cái)務(wù)助理在向報(bào)銷人本人傳達(dá)及解釋、協(xié)助報(bào)銷人修改相關(guān)問(wèn)題時(shí)有可能會(huì)出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致報(bào)銷人無(wú)法解決問(wèn)題且需要再次聯(lián)系財(cái)務(wù)詢問(wèn)。使用粉色退單模板后，直接聯(lián)系財(cái)務(wù)詢問(wèn)單據(jù)問(wèn)題的情況有所減少，報(bào)銷人基本可以根據(jù)退單原因?qū)?wèn)題逐一修改完畢，二次退單的情況鮮少發(fā)生。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，初審時(shí)同一單據(jù)退回兩次及以上單據(jù)數(shù)量?jī)H占總單據(jù)量的0.95%。該現(xiàn)象一定程度上說(shuō)明統(tǒng)一使用粉色退單模板后，減少了中間口頭傳達(dá)環(huán)節(jié)，提高了問(wèn)題處理效率。
后期財(cái)務(wù)將對(duì)在日常報(bào)銷中發(fā)生較多的退單問(wèn)題進(jìn)行匯總分析，并給出針對(duì)性的解答與幫助，避免類似問(wèn)題重復(fù)發(fā)生，進(jìn)一步降低退單率，提高報(bào)銷付款效率。
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